La importancia de BI en las PYMES
Trabajando en un entorno cada vez más competitivo, las PyMEs ya no sólo interactúan de forma local, incluso se han aventurado en nuevas oportunidades de competencia en áreas antes totalmente desconocidas. Para lo cual se necesita explotar los indicadores de gestión, que se encargan de revisar datos procesados (históricos) para convertirlos en decisiones basadas en información clave (presente).
Un sistema de monitoreo basado en indicadores de gestión, implica la capacidad de procesar en tiempo real y a una gran velocidad, cantidades importantes de datos provenientes de diferentes fuentes y en diversos formatos para generar información precisa sobre las áreas clave de éxito de la empresa. La aplicación de herramientas BI facilita el flujo de la información, reduce el costo de hacer negocios y se convertirá en una nueva fuente de ingresos.
Sin embargo, las soluciones de TI implementadas en la mayoría de las PyMEs, corresponden a sistemas transaccionales, en algunos casos se puede contar con ERP que soportan procesos administrativos, de ventas y producción, y que generan reportes de las operaciones. Pero estas soluciones no se enfocan en los indicadores de gestión, lo que provoca que se inviertan días o meses de análisis de información para tomar decisiones de forma inoportuna o incorrecta.
Dificultades detectadas en la explotación de herramientas BI en las PyMEs
Mauro González, Director de Inteligencia de Negocios de AC Group Assembler Consultants, indicó que BI son potentes sistemas implementados en las empresas más exitosas en el mundo, que resultan a veces, inaccesibles para muchas PyMEs por razones económicas o de infraestructura.
Dentro de las dificultades en la elección de herramientas BI, se encuentran que los usuarios que ya han trabajado con herramientas BI anteriormente, se inclinan por las que ya conocen o se guían por recomendaciones como las que se pudieran tomar de artículos como los publicados por Gartner; en lugar de evaluar los beneficios y costos de las mismas, así como los requerimientos específicos del negocio.
Las dificultades que existen en la explotación adecuada de las herramientas de BI ya implementadas son:
- Uso nulo o escaso por parte de los usuarios, ya sea por dificultad en su uso, por falta de información requerida, porque no es confiable o porque al usuario no le gusta.
- Se utiliza únicamente para extraer información aunque el análisis se haga manualmente.
- Se utiliza únicamente como generadora de reportes y no se aprovechan todos sus beneficios.
- Se adquirió sólo prestigio, no por una justificación válida de una necesidad de información.
- Poca adaptabilidad de usuarios que ya han trabajado con herramientas similares.
- Dar por hecho que todos los usuarios tienen el conocimiento o el tiempo para usar estas herramientas.
- Si la herramienta BI está basada en hojas de cálculo, se corre el riesgo de perder calidad y consistencia en la información, ya que la fuente de datos puede ser modificada manualmente.
Para adquirir una solución BI se debe:
- Identificar los beneficios que la información generará, como acelerar un proceso, reducir costos o mejorar la productividad en un área en particular. No se debe enfocar en un objetivo general.
- Identificar el método de integración de información más oportuno y menos costoso.
- Incluir a los usuarios del negocio en la decisión para asegurarse que ésta será aceptada.
- Realizar un ROI con claridad definido, donde se identifiquen las necesidades del negocio abiertamente.
- Debe ser una herramienta capaz de favorecer la comunicación e interacción de las distintas entidades funcionales, para que la información generada fluya a todos los estratos donde se requiera tomar decisiones de forma perfectamente coordinada y en base a una sola fuente consolidada de información.
- La elección adecuada de la herramienta BI debe considerar comparaciones entre la plataforma, alcance, funcionalidad, tecnología y arquitectura de cada opción, lo que definirá criterios técnicos y funcionales para su adquisición.